返信はとにかく早く!転職活動で企業とメールのやり取りをする時の注意点

      2017/06/09

転職活動での企業とのメールや電話のやり取りで注意すること

スマホや携帯電話は転職活動に必須

今やスマートフォンはほとんどの人が持っている時代になった。

スマホがなくても、携帯電話は持っているだろう。

スマホ、または携帯電話は、転職活動には必須アイテムだと言ってもいい。

持っていない人に比べたら断然有利になることは間違いない。

それはレスポンスの早さが出せるから。

家に帰ってからじゃないとメールを確認できないというのは、もう言い訳にならない世の中だ。

それが便利なのかどうかは別として、そうなってしまった。

ところで、転職活動では企業との電話やメールのやり取りをどうしたらいいのか不安に思う人もいるようだ。

転職活動に慣れていないからこその不安だろう。

すぐに慣れるとは思うが、いくつかの不安をここで解消しておこう。

メールも電話も返信はスピードが第一

細かいことを言う前に、まずメールでも電話でも企業とのやりとりにおいて、一番大事なのはスピードだ。

企業からの問い合わせにはできるだけ早く回答すること。

それだけ。

はっきり言えばこれだけで十分。

いろいろと細かいことを気にするよりも、スピードで勝負した方がいいのだ。

メールをもらったなら、当日中に返事をすることを徹底するべきだ。

本当はその日の終業時間までは返信したいが、忙しかったり、調べてからでないと回答できないような場合もある。

そんなときでも、明日の朝一に相手が見られるように返信するべきだ。

もう少し時間が欲しいときにも、一旦は今日中にメールしておくこと。

なぜ返信は早い方がいいのか

転職活動だけに限らないが、とにかくメールの返信は早い方がいいと思っている。

なぜだかわかるだろうか。

仕事でメールを多用するような人ならわかるはずだ。

メールを送った人の仕事を止めてしまうことになるからである。

すぐに返信が来れば、仕事が進むのに、返信待ちで仕事がストップ

しかも2日も3日も返信が来ないとなるとイライラしてくる。

また催促メールすることになる。

なんで1つの用件で何回もメールする必要があるのか。

まあ、転職者でそれほど放置する人はいないと思うが、遅くなればなるほど相手にとっては迷惑で、早ければ早いほど、相手にとっては好都合なのだ

相手からすれば、協力的な人と一緒に仕事がしたいと思う。

これは人間として当たり前のこと。

だから、早く返信するべきだと言いたい。

逆に言えば、こんなことで印象を悪くすることほど、馬鹿馬鹿しいことはないのである。

メールはどう送ればいいのか

スピードの大切さを理解した上で、もう少し細かいところ。

例えば、どんなメールを送るべきかという問題だ。

メールに慣れている人は気にならないかもしれないが、転職活動でのメールとなると、やはり丁寧に書かなければいけないような気がする。

でも、そんなに深く考えることはない。

メールの件名も気になる人がいるようだが、メールは携帯電話でもパソコンでも返信機能が付いているだろうから、そのまま返信ボタンを押すだけでいい。

「RE」などと追加されている状態の方が相手も返信であることが理解できる。

メールの内容は、返事プラス感謝

これだけ。

聞かれた内容に答えるのはもちろん、それに加えて「ありがとうございます」を文面に入れたい。

それさえできていれば、失礼のないメールになる。

はっきり言えば、こんなことで不採用になるなんてことはない。

誤字脱字だらけだと問題かもしれないが、見直してから送れば平気。

深く考えずにやってください。

とは言え、いくら文面を完璧にしようとも早い返信には勝てないと思った方がいいだろう。

それぐらいにスピードを重視して欲しいと思う。

さらに細かいことを言うと、メールの文面よりももっと気にしたいことがある。

それは受信できるかだ。

携帯やスマホのメールの受信拒否は解除する

特にドコモのスマホや携帯電話を利用している人には注意して欲しい。

メールの受信拒否設定がされているからだ。

企業からのメールが届かないのでは、話にならない。

ドコモの場合、それなりに高い確率で、メールが拒否されることがある。

メールアドレスの@より後ろの部分をドメインというが、そのドメインで判断してメールの受信を自動的に拒否する「迷惑メール設定」などがあるのだ。

何も設定した記憶がなくても最初から拒否される設定になっていることがある。

これだといくら企業がメールを送っても届かない。

応募するならば、必ず気をつけたいところ。

まずは現在の設定の状態を確認。

企業のドメインを確認して、受信できるように設定しておこう。

それよりも確実なのは、無料のメールサービスを使うことだ。

Gmailなど、転職のためのアカウントを取得して専用のメールアドレスを利用する方がいいかもしれない。

このへんは細かいことだが、転職活動のマナーでもあるから、きちんと確認しておきたい。

その上で、スピードを重視して対応すれば、企業とのやりとりは何も悩まなくていいはずだ。

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